Σωστή προετοιμασία σημαίνει επιτυχημένη συμμετοχή!

Η επιτυχημένη συμμετοχή σε μία εμπορική έκθεση, η οποία θα σας αποδώσει πολλαπλάσια την επένδυσή σας σε χρόνο αλλά και χρήμα, βασίζεται στη σωστή οργάνωση και στην αξιοποίηση των ευκαιριών που σας προσφέρονται. Το παρακάτω χρονοδιάγραμμα, αποτέλεσμα πολυετούς εμπειρίας στις ιδιαιτερότητες του κλάδου, θα σας βοηθήσει να προετοιμαστείτε με τον αρτιότερο τρόπο για το μεγαλύτερο εμπορικό και καλλιτεχνικό γεγονός, την 12η Photovision & 1η HiTech Expo 2017.

3 μήνες πριν…

  • Αποφασίστε τα εκθέματα που θα παρουσιάσετε στην 12η Photovision & 1η HiTech Expo, ώστε να είστε σε θέση να υπολογίσετε το εμβαδόν του περιπτέρου που σας ταιριάζει.

  • Στείλτε μας συμπληρωμένη την φόρμα εκδήλωσης ενδιαφέροντος αναφέροντας τα τετραγωνικά του περιπτέρου σας.

  • Δείτε την κάτοψη του χώρου και επιλέξτε τη θέση που σας ταιριάζει.

  • Ζητήστε μας να σας ενημερώσουμε για τις δυνατότητες διαφημιστικής προβολής των προϊόντων και υπηρεσιών σας πριν και κατά τις διάρκεια της 12ης Photovision & 1ης HiTech Expo και σχεδιάστε τη διαφημιστική προβολή σας στα πλαίσια της συμμετοχής σας στην έκθεση.

  • Κάντε ένα υπολογισμό κόστους συμμετοχής στην Photovision & HiTech Expo (ενοικίαση χώρου, κατασκευή περιπτέρου, μεταφορές εμπορευμάτων, έξοδα προσωπικού, διαφημιστική δαπάνη κτλ.).

  • Διαβάστε με προσοχή τα συμφωνικά συμμετοχής καθώς και τους όρους συμμετοχής στην Photovision & HiTech Expo.

  • Αποφασίστε αν χρειάζεστε κατασκευαστή περιπτέρου, εάν ναι προχωρήστε σε επαφές με κατασκευαστές για να δείτε ιδέες και κοστολόγια.

  • Επιλέξτε τους συνεργάτες σας (κατασκευαστής, μεταφορική, τυπογραφείο για έντυπα κτλ.).

  • Ετοιμάστε τις λίστες με τα πελατολόγιά σας και ζητήστε μας τις ανάλογες προσκλήσεις (η κάθε πρόκληση είναι προσωπική).

  • Παραλάβετε τα αυτοκόλλητα «συμμετέχουμε» και τις προσκλήσεις.

  • Αναθέστε σε εσωτερικούς και εξωτερικούς συνεργάτες τις αρμοδιότητές τους την περίοδο της προετοιμασίας και της διάρκεια της 12ης Photovision & 1ης HiTech Expo.

2 μήνες πριν…

  • Αφού έχετε μελετήσει τις προτάσεις των κατασκευαστών προχωρήστε στην τελική επιλογή σας και κάντε την ανάθεση της κατασκευής του περιπτέρου.

  • Στην περίπτωση που θα ακολουθήσετε την στάνταρ δομή που σας προσφέρουμε, αποφασίστε πως θα διακοσμήσετε το περίπτερό σας, τα έπιπλα που θα χρειαστείτε και το οπτικοακουστικό εξοπλισμό σας κτλ.

  • Οργανώστε με τους οίκους που αντιπροσωπεύεται και με τους συνεργάτες σας τις προσφορές, τις υπηρεσίες και τα προϊόντα που θα επικοινωνήσετε με τους επισκέπτες κατά τη διάρκεια της 12ης Photovision & 1ης HiTech Expo.

  • Βεβαιωθείτε πως τα εργοστάσια θα σας στείλουν έγκαιρα όλα όσα έχετε συμφωνήσει (μηχανήματα, ειδικευμένους ανθρώπους για παρουσιάσεις κτλ.) για όλη τη διάρκεια της 12ης Photovision & 1ης HiTech Expo.

  • Ετοιμάστε τα κατάλληλα έντυπα και τις οπτικοακουστικές παρουσιάσεις που θα σας βοηθήσουν στην καλύτερη παρουσίαση των προσφορών σας στη διάρκεια της έκθεσης.

  • Στείλτε μας το προφίλ της εταιρίας για να συμπεριληφθεί στον κατάλογο και στο site της Photovision & HiTech Expo.

  • Επιλέξτε αν θα έχετε υπηρεσίες catering στο περίπτερό σας και βρείτε τον κατάλληλο συνεργάτη.

1 μήνα πριν…

  • Ζητήστε μας να σας ενημερώσουμε για τα ειδικά events που θα διαδραματιστούν κατά τη διάρκεια της 12ης Photovision & 1ης HiTech Expo.

  • Ενημερώστε μας αν επιθυμείται να έχετε επιπλέον χώρο για τη διεξαγωγή εταιρικής παρουσίασης ή workshop κατά τη διάρκεια της 12ης Photovision & 1ης HiTech Expo.

  • Κλείστε τα μοντέλα που θα εργαστούν στο περίπτερό σας.

  • Αποφασίστε αν θα χρειαστείτε γραμμή τηλεφώνου ή πρόσβαση στο internet για να σας ενημερώσουμε για τη διαδικασία απόκτησής της.

  • Κάντε κράτηση εισιτηρίων και ξενοδοχείου για τους καλεσμένους (ή το προσωπικό σας αν μετακινήστε απ’ άλλη πόλη).

  • Ενημερώστε μας για τις εκδηλώσεις που θα πραγματοποιήσετε κατά τη διάρκεια της έκθεσης στο περίπτερό σας (ειδικές παρουσιάσεις προϊόντων, διαγωνισμοί, κληρώσεις δώρων κ.α.) για να τα αναρτήσουμε στο site της 12ης Photovision & 1ης HiTech Expo και να συμπεριληφθούν στον κατάλογο της έκθεσης.

  • Βεβαιωθείτε πως έχετε δρομολογήσει και ελέγξει όλα τα απαραίτητα γραφικά (κάρτες, έντυπα, κονκάρδες, διαφημιστικά δώρα κτλ.)

  • Εκπαιδεύστε το προσωπικό, το οποίο θα εργαστεί στο περίπτερό σας, για τα νέα προϊόντα και υπηρεσίες που θα παρουσιάσετε.

  • Επικοινωνήστε με τους ηλεκτρολόγους του κατασκευαστή σας ή του διοργανωτή για να τους ενημερώσετε τόσο για τη ποσότητα ρεύματος που είναι απαραίτητη για τη λειτουργία των μηχανημάτων σας όσο και για πρόσθετες ηλεκτρολογικές παροχές (πρίζες, φώτα κτλ.).

  • Αν έχετε περίπτερο με στάνταρ δομή ενημερώστε μας για τυχόν ειδικές κατασκευαστικές ιδιαιτερότητες (για παράδειγμα αν θα χρειαστείτε αποθηκευτικό χώρο, αν κάποια πλευρά του περιπτέρου θα πρέπει να μείνει ανοικτή ή το αντίθετο κτλ.)

Δύο εβδομάδες πριν…

  • Ετοιμάστε μια λίστα με τα τηλέφωνα συνεργατών και φτιάξτε αντίγραφα απ’ τις παραγγελίες που έχετε κάνει οι οποίες θα παραδοθούν στον χώρο της 12ης Photovision & 1ης HiTech Expo.

  • Ελέγξτε αν όλα τα εκθέματα είναι έτοιμα.

  • Στείλτε τις προσκλήσεις στους πελάτες σας, ώστε να προετοιμάσουν έγκαιρα την επίσκεψή τους στον εκθεσιακό χώρο.

  • Επικοινωνήστε τηλεφωνικά με καλούς σας πελάτες για να επιβεβαιώσετε την παρουσία τους στην έκθεση.

  • Κοινοποιήστε στα social media τη συμμετοχή σας στην 12η Photovision & 1η HiTech Expo.

  • Αναρτήστε στο site σας banner «Συμμετέχουμε» να το βλέπουν οι πελάτες σας και οι επισκέπτες του site.

  • Αν τα προϊόντα το απαιτούν κλείστε φρουρό ασφαλείας στο περίπτερό σας τις ώρες που δεν λειτουργεί η έκθεση.

  • Στείλτε μας τα ονόματα των ανθρώπων που θα εργαστούν στο περίπτερο για να σας ετοιμάσουμε τα καρτελάκια εκθετών.

  • Συνεννοηθείτε μαζί μας για την ημέρα που το συνεργείο του κατασκευαστή σας μπορεί να παραλάβει το ίχνος εδάφους για να κατασκευάσει το περίπτερό σας.

  • Ενημερωθείτε για τη διαδικασία αποξήλωσης των περιπτέρων με το πέρας της 12ης Photovision & 1ης HiTech Expo.

  • Αν το περίπτερό σας είναι με τη στάνταρ δομή ενημερωθείτε για την ημέρα και ώρα που θα το παραλάβετε και θα μπορείτε να μεταφέρετε εντός τα υλικά διακόσμησης και τα προϊόντα σας.

  • Φροντίστε να έχετε αφίσες και banner σε εμφανή σημεία του περιπτέρου σας για τις προσφορές σας κατά τη διάρκεια της έκθεσης.

  • Συνεννοηθείτε με τη μεταφορική σας για την ημέρα και τις ώρες που πρέπει να παραδώσει τα εμπορεύματά σας στον εκθεσιακό χώρο καθώς και πότε πρέπει να τα απομακρύνει μετά τη λήξη της 12ης Photovision & 1ης HiTech Expo.